Politique de confidentialité
Protection des renseignements personnels et confidentiels et cybersécurité
ACCÈS À l’INFORMATION
Seule la directrice et la comptabilité ont accès à tous les dossiers GED de l’agence.
Chaque courtier et son(ses) adjoint(es) a accès uniquement à ses dossiers mais pour les courtiers qui seraient jumelés sur un même dossier, ils peuvent mettre les documents non accessibles à l’autre par soucis de confidentialité.
COLLECTE DES DONNÉES
Le courtier doit respecter la confidentialité des informations qui lui sont confiées, ainsi que le secret de tout renseignement personnel recueilli.
Le courtier doit s’assurer que ses outils de travail de même que les registres et les dossiers qu’il tient sont installés ou conservés de façon à préserver la confidentialité des documents ou de l’information qui s’y retrouvent.
Il est interdit de photographier des pièces d’identité ou d’en demander copie par texto ou courriel. Le courtier doit remplir le formulaire Vérification d’identité, en personne ou par appel vidéo qui nécessite 2 pièces d’identité avec photo.
TRAITEMENT DES DONNÉES
Les informations ne servent qu’aux courtiers et ne sont pas distribuées à autrui.
Le courtier doit demander les informations nécessaires à son dossier, sans plus.
Le courtier doit immédiatement détruire sa copie lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires à l’exécution de ses fonctions (par exemple, après la réalisation de la transaction immobilière ou le refus de la promesse d’achat, etc.).
Avant leur destruction, le courtier doit s’assurer que tous les documents et les renseignements (y compris les courriels et les textos) ont été transmis à l’agence ou déposés dans le dossier GED de l’agence.
UTILISATION ET CONSERVATION
Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
Le titulaire de permis est tenu de prendre des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’il détient.
Les titulaires de permis doivent s’assurer que le support choisi pour détenir et utiliser les renseignements personnels est stable, sécuritaire et qu’il assure la confidentialité en tout temps.
La Loi sur le secteur privé prévoit que les renseignements personnels ne peuvent être utilisés que pendant le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve du consentement de la personne ou du délai prévu par la Loi2.
DESTRUCTION DES DONNÉES : le courtier doit :
Sécuriser les documents en attente de destruction;
S’assurer que la destruction des dossiers et des registres ne soit confiée qu’à quelques personnes spécifiquement désignées et qu’elle soit effectuée conformément à une procédure clairement définie et dans des conditions précises;
S’assurer que la méthode de destruction soit adaptée au support et au niveau de confidentialité des documents et que le contenu soit détruit de façon définitive;
S’assurer de ne jamais laisser la version papier de documents contenant des renseignements personnels dans des bacs de recyclage sans avoir procédé préalablement au déchiquetage sécuritaire;
CONSENTEMENT
Le consentement doit être clair et sans équivoque. La personne concernée doit être consciente des raisons pour lesquelles on recueille ses renseignements et de l’utilisation qui en sera faite.
Le fait qu’un client vendeur communique son numéro de téléphone à son courtier ne signifie pas automatiquement qu’il consent à ce que ce numéro soit affiché publiquement dans un service de diffusion d’informations (ex. : Centris).
Un autre exemple est celui de la transmission des informations relatives à l’immeuble au service de diffusion d’informations aux fins d’établissement de comparables et de statistiques (clause 6.1 du formulaire Contrat de courtage). Il faut que la personne soit consciente que les informations pourraient y rester même après l’expiration du contrat de courtage.
De plus, le courtier doit utiliser les médias sociaux avec prudence. Avant de rédiger une publication ou un commentaire, il doit toujours s’interroger sur la pertinence de sa publication5 et vérifier si elle respecte la réglementation en matière de protection de la vie privée.
EN CAS D’INCIDENT
En cas de fuite, le courtier doit obligatoirement aviser l’agence, et l’agence doit aviser le(s) client(s) visés.
L’agence prendra tous les moyens possibles pour minimiser la fuite et les conséquences.
POLITIQUES GÉNÉRALES
Voir contrat Vendirect remis à tous les courtiers à leur arrivée.
Des bulletins internes (courriels) sont envoyés à tous les courtiers leur rappelant les règles en matière de protection des renseignements personnels, des données et cybersécurité.
Le guide de conformité, remis à chaque courtier dès son arrivée et disponible dans l’intranet, a été mis à jour concernant ce sujet.
Un formulaire de consentement est disponible pour les courtiers (intranet).